Как долго хранить документы: важные сроки и рекомендации

Давайте поговорим о сроках хранения документов. По закону ИП обязаны хранить определённые документы, бумаги и книги определённое время. Иная ситуация с частными документами – сроки хранения в соответствии с коммерческим или налоговым законодательством не распространяются на частных лиц. Но логика, инстинкт выживания и опыт "бывалых" выработали определенные рекомендации.

❓ В принципе, рекомендуется хранить документы до тех пор, пока действует гарантия или гарантийный срок.

✔️ Счета, договоры купли-продажи, квитанции и гарантийные документы по бытовым покупкам – минимум два года.
✔️ Квитанции о предметах высокой стоимости, которые застрахованы по страхованию домашнего имущества, служат доказательством стоимости для страховой компании – 2 года + столько, сколько вы планируете делать страховку.
✔️ Срок хранения налоговых документов от физических лиц должен быть не менее, чем до получения налоговой оценки, так как налоговая инспекция может запросить квитанции в любое время.
✔️ По закону, высокооплачиваемые работники с доходом более 500 000 евро в год должны хранить квитанции и записи в течение 6 лет.
✔️ Срок хранения личных банковских записей и выписок – не менее 3 лет. Банкинги часто дают возможность выгрузки данных только за 6 или 12 мес. – позаботьтесь заранее о наличии выписок. Данные документы могут служить доказательством не только для крупных покупок, но и для регулярных платежей, напр. аренда.
✔️ Договор страхования – хранить его не менее трех лет после истечения срока его действия, пока действует срок исковой давности.
✔️ Оплаты врачей, лекарств, мед. услуг – до конца след. года, особенно если планируете получить освобождение.
✔️ Если ведёте работу из дому, то храните все расходы, связанные с работой (канцтовары, принтер, оплата хранилища, гугл-офиса или сервиса) минимум до подачи декларации, а так – три года.
✔️ Оплата коммунальных, аренды, ТВ-налог (и/или документ про освобождение) – три года по окончанию договора аренды.
✔️ По машине: штрафы, страховки, ТО – три года после продажи машины.
✔️ Доверенность на управление имуществом "в случае чего" – до окончания срока доверенности.
✔️ Документы по судебным тяжбам – до истечения срока давности по закону плюс три года.
✔️ Заявления в полицию, ходатайства, производства – три года после закрытия "дела".

❓ Пожизненный срок хранения следующих документов:

• Гражданские документы – рождение, смерть, брак, развод.
• Пенсионные записи. Кстати, вы же помните, что если возвращаешься "навсегда" в Украину или переезжаешь в другую страну, то можно вернуть уплаченные добровольно или работодателем (не ДжобЦентром) пенсионные взносы. Поэтому важно ежегодно брать лист уплаченных взносов.
• Социальные записи.
• Документы об образовании: школьный аттестат, диплом, курсы, практика, участие в волонтёрском или молодёжном движении и т.д.
• Записи о медицинском страховании, карта прививок, мед. карта (в т.ч. отдельная по стоматологии), жёлтенькие книжечки.
• Документы о купле-продаже недвижимости, машин, драгоценностей, картин и др. ценных вещей и предметов.
• Брачный договор, договор о разделе имущества супругов.
• Водительское удостоверение + вся история из автошколы, оплаты квитанций и пр., а также выписки о безаварийной езде.
• Выписка о несудимости.
• Если вы получали стипендии, призы, знаки отличия.

❓ Когда начинается срок хранения?
Срок хранения личных документов начинается в конце календарного года, в котором документ был получен. Пример: при наличии накладной мастера от 15 мая 2019 г. обязательство по её сохранению начинается с 1 января 2020 г. и заканчивается 31 декабря 2021 г.

⭐️ Благодарим инфо-партнёра ТГ-канал Теперь я живу в Берлине за помощь в создании публикации!